Politique de confidentialité de NCNY Enterprises pour les clients

Quelles données collectons-nous, et d'où viennent-elles ?

Nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au service que vous demandez. Le type de données dépend de qui vous êtes et du service utilisé. Cette politique de confidentialité regroupe donc les données par catégorie de personnes avec qui nous travaillons. Par exemple, les données d'un étudiant diffèrent de celles d'un client paie.

Que nous transmettez-vous lorsque vous demandez notre aide ?

La plupart des données personnelles viennent directement de vous, via notre formulaire de contact ou lors de nos appels. Cette politique classe ensuite ces données selon votre rôle.

• Candidats à un stage : nom, coordonnées, CV, relevés de notes ou parcours professionnel, domaine d'études et dates prévues.
• Stagiaires en mobilité : données du passeport, statut de visa, contact d'urgence et attestation d'assurance.
• Personnel universitaire : nom, fonction, e-mail professionnel, téléphone et conditions de notre convention.
• Candidats nearshore : CV, parcours professionnel, compétences, références et fourchette de salaire.
• Personnel nearshore que nous payons : numéros de compte bancaire, identifiants fiscaux, relevés de paie et conditions du contrat.
• Employeurs : noms des contacts RH, intitulés de poste, données de l'entreprise et projets de recrutement.
• Clients visa : copies de passeports, diplômes, offres d'emploi et lettres pour le dossier.

Ne nous envoyez que ce que demande un formulaire ou une liste de pièces. Si vous partagez des données sur une autre personne, assurez-vous aussi qu'elle en est informée et d'accord.

Quelles données recevons-nous des personnes avec qui vous travaillez ?

Certaines données nous parviennent aussi par des tiers. Par exemple, une université peut nous envoyer la liste des étudiants qui souhaitent un stage. Ces données d'étudiants servent uniquement à organiser ces stages. De même, une entreprise d'accueil peut nous faire un retour sur un stagiaire.

En outre, un sponsor J-1 peut nous indiquer si un candidat remplit ses conditions. Des avocats ou consultants en immigration peuvent nous indiquer ce qui manque encore à un dossier de visa. De même, des partenaires de paie peuvent confirmer qu'un paiement a été effectué. La présente politique de confidentialité couvre ces données de la même manière que celles que vous nous fournissez.

Qu'enregistre notre site à chacune de vos visites ?

Notre hébergeur conserve de courts journaux serveur, comme l'adresse IP, le type de navigateur et l'heure de chaque visite. Cette politique de confidentialité couvre ces journaux, qui nous aident à sécuriser le site. Ils ne servent toutefois pas à établir un profil de vous.

Cloudflare héberge ce site et remet chaque formulaire à notre équipe par e-mail. De plus, Cloudflare nous aide à bloquer le spam et les abus du formulaire. Aussi, les documents d'une candidature restent 30 jours dans un stockage privé, puis ils sont supprimés.

Comment utilisons-nous les données que vous nous transmettez ?

Nous n'utilisons les données personnelles que pour des finalités claires et déclarées. Dans cette politique de confidentialité, chaque finalité figure dans la liste ci-dessous. Aucune utilisation cachée ne s'y ajoute.

• Mettre en relation les candidats avec des entreprises d'accueil et accompagner chaque stage du début à la fin.
• Travailler avec les sponsors J-1, qui décident de chaque stage aux États-Unis et délivrent ses documents.
• Trouver, présélectionner et présenter des candidats nearshore aux employeurs américains.
• Payer le personnel nearshore via des partenaires de paie ou des employeurs officiels agréés lorsque le droit local l'exige.
• Pour préparer les dossiers de visa et les transmettre à l'avocat ou consultant qui conseille et dépose.
• Répondre à vos questions, envoyer des mises à jour et conserver la trace de notre travail.
• Respecter nos propres obligations légales, fiscales et comptables.
• Protéger nos systèmes, prévenir la fraude et nous défendre en justice.

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Nous ne prenons aucune décision vous concernant sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Une personne de notre équipe examine chaque mise en relation, chaque paiement et chaque dossier.

Chaque page de service décrit en outre ses étapes en termes simples. Par exemple, notre service de stages dans les Amériques indique à quel moment un sponsor intervient. Les données des stagiaires ne sont jamais utilisées à d'autres fins que ce processus.

Si nous voulons utiliser des données d'étudiants ou toute autre donnée pour une nouvelle finalité, nous vous en informerons d'abord. Lorsque la loi l'exige, nous vous demanderons aussi votre consentement. Ainsi, cette politique de confidentialité correspondra toujours à ce que nous faisons réellement.

Sur quelle base juridique utilisons-nous vos données au titre du RGPD ?

Le règlement général sur la protection des données de l'UE, ou RGPD, s'applique lorsque nous traitons des données de personnes situées dans l'UE. En vertu de son article 6, chaque traitement doit reposer sur une base juridique. Cette politique de confidentialité nomme donc en termes simples les bases sur lesquelles nous nous appuyons.

• Exécution d'un contrat : les données sont nécessaires pour fournir un service que vous avez demandé, ou pour des mesures précontractuelles.
• Obligation légale : la loi nous impose de conserver ou de communiquer certains documents, comme les registres fiscaux.
• Intérêts légitimes : nous avons un motif commercial légitime, comme la sécurité du site, qui ne prévaut pas sur vos droits.
• Consentement : vous avez accepté une utilisation précise, et vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Les données de passeport et de visa demandent une attention particulière. D'abord, nous demandons votre consentement explicite avant de recueillir une copie de votre passeport. Ensuite, nous vous indiquons qui verra cette copie et pourquoi. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions plus faire avancer votre dossier.

Les données de santé relèvent d'une catégorie particulière au sens du RGPD, et les casiers judiciaires obéissent à leurs propres règles. Nous ne les demandons pas, sauf si une voie de visa ou un pays d'accueil les exige légalement. Même dans ce cas, votre consentement explicite est demandé d'abord.

Le texte intégral du règlement est publié sur EUR-Lex, le site officiel du droit de l'UE. Vous pouvez lire le texte du règlement général sur la protection des données (s'ouvre dans un nouvel onglet).

Avec qui partageons-nous vos données, et pourquoi ?

Nous ne partageons les données personnelles qu'avec ceux qui en ont besoin pour le service que vous avez choisi. Cette politique de confidentialité ne nomme aucun partenaire, car ils changent d'un dossier à l'autre. Vous êtes plutôt informé de qui reçoit votre dossier avant son envoi.

• Les sponsors J-1 désignés, qui examinent les candidats et décident de parrainer ou non un stage aux États-Unis.
• Les entreprises d'accueil qui envisagent un stagiaire ou un candidat nearshore pour un poste.
• Les employeurs qui recrutent du personnel nearshore ou nous demandent de préparer un dossier de visa.
• Les avocats ou consultants en immigration, qui donnent des conseils juridiques et déposent les formulaires.
• Les partenaires de paie ou employeurs officiels agréés, qui paient le personnel conformément au droit local.
• Les prestataires qui hébergent nos e-mails, nos fichiers et notre site web dans le cadre d'un contrat écrit.
• Les autorités publiques, les tribunaux ou la police, mais uniquement lorsque la loi nous y oblige.

Selon cette politique de confidentialité, chaque partenaire ne reçoit que la partie du dossier dont il a besoin. Par exemple, les données d'un stagiaire ne sont envoyées à une entreprise d'accueil qu'après son accord. De même, les données de paie ne sont partagées qu'avec le partenaire qui paie le membre du personnel.

Par ailleurs, nos prestataires ne peuvent utiliser vos données que pour nous fournir leurs services. En cas de vente ou de fusion de notre activité, l'acquéreur devra respecter cette politique de confidentialité. Sinon, vos données personnelles restent chez nous et chez les partenaires que vous avez choisis.

Notre accompagnement aux visas de travail pour les employeurs explique qui conseille sur un dossier et qui le dépose.

Combien de temps conservons-nous vos données, et quand les supprimons-nous ?

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle nous les avons collectées. Elles sont ensuite supprimées ou anonymisées. Les durées ci-dessous sont toutefois un projet, qu'un avocat ou un consultant confirmera avant la mise en ligne.

• Dossiers des stagiaires : jusqu'à deux ans après la fin du stage, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.
• Candidats non placés : jusqu'à douze mois, pour pouvoir vous proposer d'autres postes avec votre consentement.
• Registres de paie et fiscaux : aussi longtemps que l'exige le droit fiscal et du travail de chaque pays.
• Copies des dossiers de visa : jusqu'à la clôture du dossier, plus toute durée exigée par la loi ou par l'avocat ou consultant.
• Copies de passeport : nous les supprimons dès que le sponsor, l'employeur, l'avocat ou consultant n'en a plus besoin.
• Journaux serveur : ils sont conservés jusqu'à quatre-vingt-dix jours.

Les sauvegardes peuvent toutefois conserver des données peu de temps après leur suppression. Les anciennes sauvegardes sont écrasées selon un cycle fixe. En bref, cette politique de confidentialité fixe la limite maximale de toute conservation.

Les données d'un stagiaire issues d'un stage passé ne sont conservées que pendant la durée indiquée dans la liste. Un stagiaire qui souhaite une suppression anticipée peut donc la demander à tout moment.

Quels droits avez-vous sur les données que nous détenons ?

Vos droits dépendent de la loi applicable en matière de protection des données, notamment selon votre lieu de résidence. Dans la plupart des cas, chaque demande valable est traitée gratuitement. Nous pouvons d'abord vous demander de justifier de votre identité.

Quels sont vos droits si vous vivez dans l'UE ?

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données et savoir comment nous les utilisons.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou obsolètes.
• Droit à l'effacement : nous demander de supprimer vos données dans certains cas.
• Droit à la limitation du traitement : nous demander de suspendre l'utilisation de vos données.
• Droit d'opposition : refuser les utilisations fondées sur nos intérêts légitimes.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format courant pour les transmettre ailleurs.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation concernant vos droits auprès de l'autorité de protection des données de votre pays de l'UE. Nous aimerions toutefois régler le problème d'abord : écrivez-nous via notre formulaire de contact.

Selon cette politique de confidentialité, nous répondons dans un délai d'un mois, comme l'exige le RGPD. Nous pouvons toutefois prolonger ce délai de deux mois pour les demandes complexes. Dans ce cas, nous vous en indiquerons la raison.

Quels sont vos droits si vous vivez en Californie ?

Le California Consumer Privacy Act, modifié par le CPRA, accorde certains droits aux résidents de Californie. Vos droits au titre de cette loi s'appliquent lorsque celle-ci couvre notre activité. Dans ce cas, vous pouvez exercer les droits énumérés ci-dessous.

• Droit de savoir ce que nous collectons, utilisons et divulguons à votre sujet.
• Droit de supprimer des informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions légales.
• Droit de corriger des données inexactes vous concernant.
• Droit de limiter l'utilisation de données sensibles, comme les numéros de passeport.
• Droit de refuser la vente ou le partage, même si nous ne pratiquons ni l'un ni l'autre.
• Droit à un service égal, sans pénalité pour l'exercice de vos droits.

Nous ne vendons pas d'informations personnelles. Nous ne les partageons pas non plus à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, au sens du CPRA. Le procureur général de Californie explique ces droits dans son guide du CCPA pour les consommateurs (s'ouvre dans un nouvel onglet).

Pour exercer l'un de vos droits, envoyez votre demande via le formulaire de demande d'exercice des droits sur notre page contact. Vous pouvez aussi passer par un mandataire autorisé, qui doit présenter une autorisation écrite. Chaque demande relative à la vie privée reçoit une réponse écrite. Cette politique de confidentialité offre à chaque client le même moyen de faire une demande.

Quels cookies ce site dépose-t-il lors de votre visite ?

Comme l'indique cette politique de confidentialité, notre site ne dépose aucun cookie de suivi et ne charge aucun script tiers. Nous n'utilisons ni régie publicitaire, ni outil d'analyse, ni pixel de réseau social. Vous ne voyez donc aucun bandeau cookies sur ce site.

Un cookie est un petit fichier texte qu'un site web enregistre dans votre navigateur. Si nous ajoutons un jour un cookie essentiel, il servira uniquement au bon fonctionnement du site. Par exemple, un tel cookie pourrait mémoriser une étape d'un formulaire.

Avant cela, chaque cookie sera listé dans cette politique de confidentialité. Votre navigateur vous permet aussi de bloquer ou de supprimer les cookies à tout moment. Bloquer les cookies ne vous empêchera toutefois pas de lire ce site.

Comment protégeons-nous vos données lorsqu'elles franchissent les frontières ?

Nous sommes basés aux États-Unis, et nos services relient l'Europe aux Amériques. Vos données peuvent donc être transférées de l'UE vers les États-Unis, le Canada ou l'Amérique latine. Par exemple, une entreprise d'accueil au Mexique peut avoir besoin des données d'un étudiant d'une université française.

Le RGPD n'autorise toutefois ces transferts qu'avec des garanties appropriées. Cette politique s'appuie donc sur les garanties ci-dessous, selon le pays et le partenaire.

• Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
• Une décision d'adéquation, lorsque l'UE a constaté qu'un pays protège suffisamment les données.
• Le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework), si le destinataire américain y a adhéré.
• Votre consentement explicite, dans les rares cas où aucune autre garantie ne convient.

Selon cette politique de confidentialité, nous vérifions aussi que chaque partenaire protège les données avec soin. Les données d'un étudiant envoyées à une entreprise d'accueil à l'étranger sont couvertes par l'une de ces garanties. Vous pouvez demander une copie des garanties qui s'appliquent à vos données.

En bref, cette politique de confidentialité suit vos données et vos droits où qu'ils aillent. Aucune donnée personnelle n'est envoyée à l'étranger sans garantie en place.

Collectons-nous des données d'enfants ou de mineurs ?

Nos services, comme cette politique de confidentialité, s'adressent aux adultes. Les stagiaires de nos programmes doivent avoir au moins 18 ans. Nous ne collectons donc pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 18 ans.

Si nous apprenons que des données d'étudiant proviennent d'un mineur, elles sont rapidement supprimées. Un parent ou tuteur qui a une inquiétude peut aussi nous écrire à tout moment. Cette politique de confidentialité traite ce type de message comme urgent.

Comment vous informerons-nous des changements de cette politique ?

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité lorsque nos services ou les lois sur la protection des données évoluent. La date en haut de page indique toujours la version en vigueur de cette politique de confidentialité. Si un changement affecte vos droits de façon importante, nous vous enverrons un e-mail avant son application.

Les versions antérieures sont archivées, et nous pouvons vous en envoyer une sur demande. Vous pouvez ainsi toujours comparer cette politique avec le texte que vous avez vu la première fois.

Comment nous joindre pour une question sur vos données ?

NCNY Enterprises est le responsable du traitement des données personnelles visées par cette politique de confidentialité. Vous pouvez envoyer toute demande liée à cette politique via le formulaire de notre page contact. Nous répondons à chaque question de confidentialité en anglais, en espagnol ou en français.

Une fois notre adresse professionnelle enregistrée publiée, vous pourrez aussi y envoyer vos demandes par écrit. Aucun délégué à la protection des données n'a encore été désigné, et un avocat ou un consultant indiquera si nous en avons besoin. De même, nous désignerons un représentant dans l'UE si le RGPD l'exige.

Pour une question sur nos services, utilisez notre formulaire de demande de consultation. Enfin, pour savoir qui nous sommes, lisez la présentation de notre équipe mobilité.