Política de privacidade da NCNY Enterprises para clientes

Que dados recolhemos e de onde vêm?

Recolhemos apenas os dados pessoais de que precisamos para prestar o serviço que pede. O tipo de dados depende de quem é e do serviço que utiliza. Assim, esta política de privacidade agrupa esses dados pelas pessoas com quem trabalhamos. Por exemplo, os dados de estudantes diferem dos dados de um cliente de salários.

O que nos fornece quando nos pede ajuda?

A maioria dos dados pessoais vem diretamente de si, através do nosso formulário de contacto ou durante as nossas chamadas. Esta política organiza esses dados consoante o papel que desempenha.

• Candidatos a estágios: o seu nome, dados de contacto, CV, certificados de notas ou percurso profissional, área de estudos e datas previstas.
• Estagiários que viajam: dados do passaporte, situação do visto, um contacto de emergência e comprovativo de seguro.
• Pessoal universitário: nome, função, email profissional, telefone e os termos do nosso acordo.
• Candidatos nearshore: CV, percurso profissional, competências, referências e intervalo salarial.
• Pessoal nearshore que pagamos: números de conta bancária, números de identificação fiscal, registos salariais e termos do contrato.
• Empregadores: nomes dos contactos de RH, cargos, dados da empresa e planos de contratação.
• Clientes de vistos: cópias de passaportes, diplomas, ofertas de emprego e cartas para o processo.

Envie-nos apenas o que um formulário ou uma lista de verificação pede. Além disso, se partilhar dados de outra pessoa, certifique-se de que essa pessoa sabe e concorda.

Que dados obtemos das pessoas com quem trabalha?

Alguns dados chegam-nos de terceiros. Por exemplo, uma universidade pode enviar-nos uma lista de estudantes que pretendem uma colocação. Os dados de estudantes deste tipo são usados apenas para planear essas colocações. Do mesmo modo, uma empresa de acolhimento pode enviar-nos uma apreciação sobre um estagiário.

Além disso, um patrocinador J-1 pode informar-nos se um candidato cumpre as suas regras. Advogados ou consultores de imigração podem informar-nos do que ainda falta num processo de visto. Do mesmo modo, parceiros de processamento salarial podem confirmar que um pagamento foi efetuado. Esta política de privacidade abrange esses dados da mesma forma que os dados que nos fornece.

O que regista o nosso site em cada visita?

O nosso fornecedor de alojamento web mantém registos de servidor de curta duração, como o endereço IP, o tipo de navegador e a hora de cada visita. Esta política de privacidade abrange esses registos, que nos ajudam a manter o site seguro. No entanto, os registos não são usados para criar um perfil seu.

A Cloudflare aloja este site e entrega cada formulário à nossa equipa por e-mail. Além disso, a Cloudflare ajuda-nos a bloquear o spam e o abuso do formulário. Além disso, os documentos de uma candidatura ficam 30 dias num armazenamento privado e depois são apagados.

Como utilizamos os dados que nos fornece?

Utilizamos dados pessoais apenas para finalidades claras e declaradas. Nesta política de privacidade, cada finalidade consta da lista abaixo. Além destas finalidades, não há utilizações ocultas.

• Para fazer corresponder candidatos a empresas de acolhimento e apoiar cada estágio do início ao fim.
• Para trabalhar com patrocinadores J-1, que decidem sobre cada estágio nos EUA e emitem os respetivos documentos.
• Para encontrar, avaliar e apresentar candidatos nearshore a empregadores dos EUA.
• Para pagar ao pessoal nearshore através de parceiros licenciados de salários ou employer of record, quando a lei local o exige.
• Para preparar processos de visto e transmiti-los ao advogado ou consultor que aconselha e submete.
• Para responder às suas perguntas, enviar atualizações e manter registos do nosso trabalho.
• Para cumprir as nossas próprias obrigações legais, fiscais e contabilísticas.
• Para proteger os nossos sistemas, impedir fraudes e defender direitos em juízo.

Não vendemos os seus dados nem os usamos para publicidade. Também não tomamos decisões sobre si exclusivamente por meios automatizados. Uma pessoa da nossa equipa analisa cada correspondência, cada pagamento e cada processo.

Além disso, cada página de serviço descreve os seus passos em palavras simples. Por exemplo, o nosso serviço de colocação em estágios nas Américas mostra quando um patrocinador entra no processo. Os dados dos estudantes nunca são usados para qualquer finalidade fora desse processo.

Se quisermos usar dados de estudantes ou quaisquer outros dados para uma nova finalidade, informá-lo-emos primeiro. Quando a lei o exigir, pediremos também o seu consentimento. Assim, esta política de privacidade corresponderá sempre ao que realmente fazemos.

Que fundamento jurídico nos permite usar os seus dados ao abrigo do RGPD?

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE, ou RGPD, aplica-se quando tratamos dados de pessoas na UE. Nos termos do seu artigo 6.º, precisamos de um fundamento jurídico para cada utilização. Por isso, esta política de privacidade indica em palavras simples os fundamentos em que nos baseamos.

• Execução de um contrato: precisamos dos dados para prestar um serviço que pediu, ou para diligências pré-contratuais.
• Obrigação jurídica: a lei obriga-nos a conservar ou comunicar certos registos, como os registos fiscais.
• Interesses legítimos: temos uma razão comercial legítima, como a segurança do site, que não prevalece sobre os seus direitos.
• Consentimento: deu o seu acordo a uma utilização específica e pode retirar esse consentimento a qualquer momento.

Os dados de passaporte e de visto exigem cuidado acrescido. Primeiro, pedimos o seu consentimento explícito antes de recolher uma cópia do seu passaporte. Depois, é-lhe indicado quem verá a cópia e porquê. Se retirar o consentimento, poderemos deixar de conseguir fazer avançar o seu processo.

Os dados de saúde são uma categoria especial ao abrigo do RGPD, e os registos criminais têm regras próprias. Não os pedimos, a menos que uma via de visto ou o país de acolhimento os exija por lei. Mesmo nesse caso, pedimos primeiro o seu consentimento explícito.

O texto integral da lei está publicado no EUR-Lex, o site oficial do direito da UE. Pode ler o texto do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (abre num novo separador).

Com quem partilhamos os seus dados e porquê?

Partilhamos dados pessoais apenas com quem precisa deles para o serviço que escolheu. Esta política de privacidade não nomeia parceiros, porque mudam de caso para caso. Em vez disso, é informado de quem recebe o seu processo antes de este ser enviado.

• Patrocinadores J-1 designados, que analisam os candidatos e decidem se patrocinam um estágio nos EUA.
• Empresas de acolhimento que consideram um estagiário ou um candidato nearshore para uma função.
• Empregadores que contratam pessoal nearshore ou que nos pedem para preparar um processo de visto.
• Advogados ou consultores de imigração, que dão aconselhamento jurídico e submetem formulários.
• Parceiros licenciados de salários ou employer of record, que pagam ao pessoal em conformidade com a lei local.
• Prestadores de serviços que alojam o nosso email, os nossos ficheiros e o nosso site ao abrigo de um contrato escrito.
• Entidades públicas, tribunais ou polícia, mas apenas quando a lei nos obriga a partilhar.

Nos termos desta política de privacidade, cada parceiro recebe apenas a parte do processo de que precisa. Por exemplo, os dados de um estudante só são enviados a uma empresa de acolhimento depois de o estagiário concordar. Do mesmo modo, os dados salariais só são partilhados com o parceiro que paga ao trabalhador.

Os nossos prestadores de serviços só podem usar os seus dados para nos servir. Além disso, se vendermos ou fundirmos a nossa empresa, o comprador tem de respeitar esta política de privacidade. Fora destes casos, os seus dados pessoais ficam connosco e com os parceiros que escolheu.

O nosso apoio a vistos de trabalho para empregadores explica quem aconselha num processo e quem o submete.

Durante quanto tempo conservamos os seus dados e quando os apagamos?

Conservamos dados pessoais apenas durante o tempo necessário para a finalidade para que foram recolhidos. Depois disso, os dados são apagados ou anonimizados. No entanto, os prazos abaixo são um plano, e serão confirmados por um advogado ou consultor antes do lançamento.

• Processos de estagiários: até dois anos após o fim do estágio, salvo se nos pedir que os apaguemos mais cedo.
• Candidatos que não colocamos: até doze meses, para lhe podermos propor outras funções com o seu consentimento.
• Registos salariais e fiscais: durante o tempo exigido pela legislação fiscal e laboral de cada país.
• Cópias de processos de visto: até ao encerramento do processo, mais o tempo que a lei, ou o advogado ou consultor, exigir.
• Cópias de passaporte: eliminamo-las quando o patrocinador, o empregador, o advogado ou o consultor já não precisam delas.
• Registos de servidor: são conservados até noventa dias.

No entanto, as cópias de segurança podem conter dados durante pouco tempo após os apagarmos. As cópias antigas são substituídas num ciclo fixo. Em suma, esta política de privacidade fixa o limite máximo de conservação de qualquer dado.

Os dados de estudantes de um estágio anterior só são conservados durante o prazo indicado na lista. Assim, um estagiário que pretenda o apagamento antecipado pode pedi-lo a qualquer momento.

Que direitos tem sobre os dados que detemos a seu respeito?

Os seus direitos dependem da lei de privacidade aplicável, sobretudo do local onde vive. Na maioria dos casos, cada pedido válido é tratado gratuitamente. Primeiro, podemos pedir-lhe que comprove a sua identidade.

Que direitos tem se viver na UE?

• Direito de acesso: obter uma cópia dos seus dados e saber como os utilizamos.
• Direito de retificação: corrigir dados inexatos ou desatualizados.
• Direito ao apagamento: pedir-nos que apaguemos os seus dados em certos casos.
• Direito à limitação do tratamento: pedir-nos que suspendamos a utilização dos seus dados.
• Direito de oposição: opor-se a utilizações baseadas nos nossos interesses legítimos.
• Portabilidade dos dados: receber os seus dados num formato de uso corrente para os levar para outro lado.

Pode também apresentar uma reclamação sobre os seus direitos à autoridade de proteção de dados do seu país da UE. Ainda assim, gostaríamos de resolver o problema primeiro, por isso escreva-nos através do nosso formulário de contacto.

Nos termos desta política de privacidade, respondemos no prazo de um mês, como exige o RGPD. No entanto, podemos prorrogar esse prazo por dois meses para pedidos complexos. Nesse caso, ser-lhe-á explicado porquê.

Que direitos tem se viver na Califórnia?

A California Consumer Privacy Act, alterada pela CPRA, confere certos direitos aos residentes na Califórnia. Os seus direitos ao abrigo dessa lei aplicam-se quando a lei abrange a nossa atividade. Nesse caso, pode exercer os direitos indicados abaixo.

• Direito de saber o que recolhemos, utilizamos e divulgamos a seu respeito.
• Direito de apagar informações pessoais, com algumas exceções legais.
• Direito de corrigir dados inexatos a seu respeito.
• Direito de limitar a utilização de dados sensíveis, como números de passaporte.
• Direito de recusar a venda ou partilha, embora não façamos nenhuma das duas.
• Direito a igualdade de serviço, sem penalização por exercer os seus direitos.

Não vendemos informações pessoais. Também não as partilhamos para publicidade comportamental entre contextos, tal como a CPRA define esse termo. O Procurador-Geral da Califórnia explica estes direitos no seu guia da CCPA para consumidores (abre num novo separador).

Para exercer qualquer dos seus direitos, envie o seu pedido através do formulário de pedido de direitos na nossa página de contacto. Pode também recorrer a um representante autorizado, que deve apresentar uma autorização escrita. Cada pedido de privacidade recebe uma resposta por escrito. No conjunto, esta política de privacidade dá a todos os clientes a mesma forma de apresentar um pedido.

Que cookies define este site quando o visita?

Como esta política de privacidade indica, o nosso site não define cookies de rastreamento nem carrega scripts de terceiros. Não usamos redes publicitárias, ferramentas de análise nem píxeis de redes sociais. Por isso, não vê nenhum aviso de cookies neste site.

Um cookie é um pequeno ficheiro de texto que um site guarda no seu navegador. Se alguma vez acrescentarmos um cookie essencial, servirá apenas para manter o site a funcionar. Por exemplo, esse cookie poderia lembrar um passo de um formulário.

Antes disso, cada cookie será indicado nesta política de privacidade. Além disso, o seu navegador permite bloquear ou apagar cookies a qualquer momento. Bloquear cookies não o impede, porém, de ler este site.

Como protegemos os seus dados quando atravessam fronteiras?

Estamos sediados nos EUA, e os nossos serviços ligam a Europa às Américas. Por isso, os seus dados podem ir da UE para os EUA, o Canadá ou a América Latina. Por exemplo, uma empresa de acolhimento no México pode precisar de dados de estudantes de uma universidade em França.

No entanto, o RGPD só permite essas transferências com garantias adequadas. Por isso, esta política baseia-se nas garantias abaixo, consoante o país e o parceiro.

• Cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia.
• Uma decisão de adequação, quando a UE considerou que um país protege os dados de forma adequada.
• O Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, se o destinatário nos EUA tiver aderido.
• O seu consentimento explícito, em casos raros em que nenhuma outra garantia se aplique.

Nos termos desta política de privacidade, verificamos também que cada parceiro protege os dados com cuidado. Os dados de estudantes enviados a uma empresa de acolhimento no estrangeiro estão cobertos por uma destas garantias. Pode pedir uma cópia das garantias aplicáveis aos seus dados.

Em suma, esta política de privacidade acompanha os seus dados e os seus direitos onde quer que vão. Os dados pessoais nunca são enviados para o estrangeiro sem uma garantia em vigor.

Recolhemos dados de crianças ou de menores?

Os nossos serviços, e esta política de privacidade, destinam-se a adultos. De facto, os estagiários dos nossos programas têm de ter pelo menos 18 anos. Por isso, não recolhemos conscientemente dados pessoais de menores de 18 anos.

Se soubermos que dados de estudantes provêm de um menor, são apagados de imediato. Além disso, um pai, mãe ou tutor com alguma preocupação pode escrever-nos a qualquer momento. Esta política de privacidade trata esse tipo de mensagem como urgente.

Como o informaremos quando alterarmos esta política de privacidade?

Podemos atualizar esta política de privacidade quando os nossos serviços ou as leis de privacidade mudarem. A data no topo indica sempre a versão em vigor desta política de privacidade. Além disso, se uma alteração afetar significativamente os seus direitos, enviar-lhe-emos um email antes de se aplicar.

As versões anteriores ficam arquivadas, e podemos enviar-lhe uma a pedido. Assim, pode sempre comparar esta política com o texto que viu pela primeira vez.

Como pode contactar-nos com uma pergunta sobre os seus dados?

A NCNY Enterprises é o responsável pelo tratamento dos dados pessoais abrangidos por esta política de privacidade. Pode enviar qualquer pedido relativo a esta política através do formulário de contacto na nossa página de contacto. Respondemos a cada questão de privacidade em inglês, espanhol ou francês.

Quando a nossa morada comercial registada for publicada, poderá também enviar pedidos por escrito para essa morada. Ainda não foi designado um encarregado da proteção de dados, e um advogado ou consultor indicará se precisamos de um. Do mesmo modo, designaremos um representante na UE se o RGPD o exigir.

Para uma questão sobre os nossos serviços, utilize o nosso formulário de pedido de consulta. Por fim, para saber quem somos, leia sobre a nossa equipa de mobilidade de talento.