Datenschutzerklärung von NCNY Enterprises für Kunden

Welche Daten erheben wir, und woher stammen sie?

Wir erheben nur die personenbezogenen Daten, die wir für die von Ihnen gewünschte Leistung brauchen. Die Art der Daten hängt davon ab, wer Sie sind und welche Leistung Sie nutzen. Daher ordnet diese Datenschutzerklärung die Daten nach den Personen, mit denen wir arbeiten. Daten von Studierenden unterscheiden sich zum Beispiel von den Daten eines Payroll-Kunden.

Was geben Sie uns, wenn Sie uns um Hilfe bitten?

Die meisten personenbezogenen Daten erhalten wir direkt von Ihnen, über unser Kontaktformular oder in unseren Gesprächen. Diese Erklärung ordnet die Daten nach Ihrer Rolle.

• Praktikumsbewerbende: Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Lebenslauf, Notenspiegel oder beruflicher Werdegang, Studienfach und geplante Termine.
• Reisende Praktikanten: Passdaten, Visumstatus, ein Notfallkontakt und ein Versicherungsnachweis.
• Hochschulpersonal: Ihr Name, Ihre Funktion, dienstliche E-Mail, Telefon und die Bedingungen unserer Vereinbarung.
• Nearshore-Kandidaten: Ihr Lebenslauf, beruflicher Werdegang, Fähigkeiten, Referenzen und Gehaltsvorstellung.
• Nearshore-Personal, das wir bezahlen: Bankverbindungen, Steuernummern, Lohnunterlagen und Vertragsbedingungen.
• Arbeitgeber: Namen von HR-Kontakten, Berufsbezeichnungen, Unternehmensdaten und Einstellungspläne.
• Visumkunden: Kopien von Reisepässen, Abschlüssen, Stellenangeboten und Schreiben für die Akte.

Bitte senden Sie uns nur, was ein Formular oder eine Checkliste verlangt. Wenn Sie Daten einer anderen Person weitergeben, stellen Sie außerdem sicher, dass diese Person davon weiß und einverstanden ist.

Welche Daten erhalten wir von den Personen, mit denen Sie arbeiten?

Manche Daten erhalten wir auch von Dritten. Eine Hochschule kann uns zum Beispiel eine Liste von Studierenden senden, die ein Praktikum suchen. Solche Daten von Studierenden werden nur zur Planung dieser Praktika verwendet. Ebenso kann uns ein Gastunternehmen Rückmeldung zu einer Praktikantin oder einem Praktikanten geben.

Außerdem kann uns ein J-1-Sponsor mitteilen, ob eine bewerbende Person seine Regeln erfüllt. Anwälte oder Berater für Einwanderungsrecht können uns mitteilen, was in einer Visumakte noch fehlt. Ebenso können Payroll-Partner bestätigen, dass eine Zahlung erfolgt ist. Diese Datenschutzerklärung erfasst diese Daten auf dieselbe Weise wie die Daten, die Sie uns geben.

Was protokolliert unsere Website bei jedem Besuch?

Unser Webhoster speichert kurzzeitig Server-Logs, etwa IP-Adresse, Browsertyp und Zeitpunkt jedes Besuchs. Diese Datenschutzerklärung gilt für diese Logs, die uns helfen, die Website sicher zu halten. Die Logs werden jedoch nicht genutzt, um ein Profil von Ihnen zu erstellen.

Cloudflare hostet diese Website und stellt jedes Formular per E-Mail unserem Team zu. Außerdem hilft uns Cloudflare, Spam und Missbrauch des Formulars zu blockieren. Auch bleiben die Dokumente einer Bewerbung 30 Tage in einem privaten Speicher und werden danach gelöscht.

Wie verwenden wir die Daten, die Sie uns geben?

Wir verwenden personenbezogene Daten nur für klare und benannte Zwecke. Nach dieser Datenschutzerklärung erscheint jeder Zweck in der folgenden Liste. Darüber hinaus kommen keine verdeckten Verwendungen hinzu.

• Um Bewerbende mit Gastunternehmen zusammenzubringen und jedes Praktikum von Anfang bis Ende zu begleiten.
• Um mit J-1-Sponsoren zusammenzuarbeiten, die über jedes US-Praktikum entscheiden und die Unterlagen dafür ausstellen.
• Um Nearshore-Kandidaten zu finden, zu prüfen und US-Arbeitgebern vorzustellen.
• Um Nearshore-Personal über zugelassene Payroll- oder Employer-of-Record-Partner zu bezahlen, wo das lokale Recht dies verlangt.
• Um Visumakten vorzubereiten und an den Anwalt oder Berater weiterzugeben, der berät und einreicht.
• Um Ihre Fragen zu beantworten, Neuigkeiten zu senden und unsere Arbeit zu dokumentieren.
• Um unsere eigenen rechtlichen, steuerlichen und buchhalterischen Pflichten zu erfüllen.
• Um unsere Systeme zu schützen, Betrug zu verhindern und Rechtsansprüche abzuwehren.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung. Außerdem treffen wir keine Entscheidungen über Sie ausschließlich auf automatisierter Grundlage. Stattdessen prüft eine Person in unserem Team jede Vermittlung, jede Zahlung und jede Akte.

Außerdem legt jede Leistungsseite ihre Schritte in einfachen Worten dar. Unsere Praktikumsvermittlung in ganz Amerika zeigt zum Beispiel, wann ein Sponsor in den Prozess eintritt. Daten von Studierenden werden nie für einen Zweck außerhalb dieses Prozesses verwendet.

Wenn wir Daten von Studierenden oder andere Daten für einen neuen Zweck verwenden möchten, informieren wir Sie zuerst. Wo das Gesetz es verlangt, bitten wir außerdem um Ihre Einwilligung. So stimmt diese Datenschutzerklärung immer mit dem überein, was wir tatsächlich tun.

Welche Rechtsgrundlage erlaubt uns nach der DSGVO, Ihre Daten zu verwenden?

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt, wenn wir Daten von Personen in der EU verarbeiten. Nach ihrem Artikel 6 brauchen wir für jede Verwendung eine Rechtsgrundlage. Deshalb nennt diese Datenschutzerklärung die Grundlagen, auf die wir uns stützen, in einfachen Worten.

• Vertragserfüllung: Wir brauchen die Daten, um eine von Ihnen gewünschte Leistung zu erbringen oder vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen.
• Rechtliche Verpflichtung: Das Gesetz verpflichtet uns, bestimmte Unterlagen aufzubewahren oder weiterzugeben, etwa Steuerunterlagen.
• Berechtigte Interessen: Wir haben einen legitimen geschäftlichen Grund, etwa die Sicherheit der Website, der Ihre Rechte nicht überwiegt.
• Einwilligung: Sie haben einer bestimmten Verwendung zugestimmt und können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Pass- und Visadaten erfordern besondere Sorgfalt. Zuerst bitten wir um Ihre ausdrückliche Einwilligung, bevor wir eine Kopie Ihres Reisepasses erheben. Danach erfahren Sie, wer die Kopie sieht und warum. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, können wir Ihre Akte möglicherweise nicht weiterbearbeiten.

Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonderen Kategorien, und für Daten über strafrechtliche Verurteilungen gelten eigene Regeln. Wir fragen nicht danach, es sei denn, ein Visumweg oder ein Gastland verlangt sie gesetzlich. Auch dann wird zuerst Ihre ausdrückliche Einwilligung eingeholt.

Der vollständige Gesetzestext ist auf EUR-Lex veröffentlicht, der offiziellen Website für EU-Recht. Sie können den Text der Datenschutz-Grundverordnung (öffnet in einem neuen Tab) lesen.

An wen geben wir Ihre Daten weiter, und warum?

Wir geben personenbezogene Daten nur an diejenigen weiter, die sie für die von Ihnen gewählte Leistung brauchen. Diese Datenschutzerklärung nennt keine Partner, weil sie von Fall zu Fall wechseln. Stattdessen erfahren Sie, wer Ihre Akte erhält, bevor sie versandt wird.

• Designierte J-1-Sponsoren, die Bewerbende prüfen und entscheiden, ob sie ein Praktikum in den USA sponsern.
• Gastunternehmen, die einen Praktikanten oder einen Nearshore-Kandidaten für eine Stelle in Betracht ziehen.
• Arbeitgeber, die Nearshore-Personal einstellen oder uns mit der Vorbereitung einer Visumakte beauftragen.
• Anwälte oder Berater für Einwanderungsrecht, die rechtlich beraten und Formulare einreichen.
• Zugelassene Payroll- oder Employer-of-Record-Partner, die Personal im Einklang mit dem lokalen Recht bezahlen.
• Dienstleister, die unsere E-Mails, Dateien und Website auf Grundlage eines schriftlichen Vertrags hosten.
• Behörden, Gerichte oder Polizei, aber nur, wenn das Gesetz uns zur Weitergabe verpflichtet.

Nach dieser Datenschutzerklärung erhält jeder Partner nur den Teil der Akte, den er braucht. Daten von Studierenden gehen zum Beispiel erst an ein Gastunternehmen, wenn der Praktikant zustimmt. Ebenso werden Gehaltsdaten nur mit dem Partner geteilt, der die betreffende Person bezahlt.

Zudem dürfen unsere Dienstleister Ihre Daten nur nutzen, um Leistungen für uns zu erbringen. Wenn wir unser Unternehmen verkaufen oder fusionieren, muss der Käufer diese Datenschutzerklärung einhalten. Ansonsten bleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns und bei den Partnern, die Sie gewählt haben.

Unsere Unterstützung bei Arbeitsvisa für Arbeitgeber erklärt, wer zu einem Fall berät und wer ihn einreicht.

Wie lange speichern wir Ihre Daten, und wann löschen wir sie?

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für den Zweck brauchen, für den wir sie erhoben haben. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Die folgenden Fristen sind jedoch ein Plan, und ein Anwalt oder Berater wird sie vor dem Start bestätigen.

• Praktikumsakten: bis zu zwei Jahre nach dem Ende des Praktikums, sofern Sie nicht eine frühere Löschung verlangen.
• Kandidaten, die wir nicht vermitteln: bis zu zwölf Monate, damit wir Ihnen mit Ihrer Einwilligung andere Stellen anbieten können.
• Lohn- und Steuerunterlagen: so lange, wie das Steuer- und Arbeitsrecht des jeweiligen Landes es verlangt.
• Kopien von Visumakten: bis zum Abschluss des Falls, zuzüglich der Zeit, die das Gesetz oder der Anwalt oder Berater verlangt.
• Reisepasskopien: Wir löschen sie, sobald Sponsor, Arbeitgeber, Anwalt oder Berater sie nicht mehr benötigen.
• Server-Logs: Diese werden bis zu neunzig Tage gespeichert.

Sicherungskopien können Daten jedoch noch kurze Zeit nach der Löschung enthalten. Alte Sicherungen werden in einem festen Zyklus überschrieben. Kurz gesagt legt diese Datenschutzerklärung die Obergrenze fest, wie lange wir etwas aufbewahren.

Daten von Studierenden aus einem früheren Praktikum werden nur für die in der Liste genannte Dauer aufbewahrt. Praktikanten, die eine frühere Löschung wünschen, können diese jederzeit verlangen.

Welche Rechte haben Sie an den Daten, die wir über Sie speichern?

Ihre Rechte hängen vom anwendbaren Datenschutzrecht ab, insbesondere von Ihrem Wohnort. In den meisten Fällen wird jedes berechtigte Anliegen kostenlos bearbeitet. Zuerst bitten wir Sie unter Umständen, Ihre Identität nachzuweisen.

Welche Rechte haben Sie, wenn Sie in der EU leben?

• Auskunftsrecht: eine Kopie Ihrer Daten erhalten und erfahren, wie wir sie verwenden.
• Recht auf Berichtigung: falsche oder veraltete Daten korrigieren lassen.
• Recht auf Löschung: in bestimmten Fällen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: verlangen, dass wir die Verwendung Ihrer Daten aussetzen.
• Widerspruchsrecht: Verwendungen widersprechen, die auf unseren berechtigten Interessen beruhen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten, um sie anderswo zu nutzen.

Sie können zudem bei der Datenschutzbehörde Ihres EU-Landes eine Beschwerde zu Ihren Rechten einreichen. Wir möchten das Problem aber gern zuerst lösen, schreiben Sie uns daher bitte über unser Kontaktformular.

Nach dieser Datenschutzerklärung antworten wir innerhalb eines Monats, wie es die DSGVO verlangt. Bei komplexen Anliegen können wir diese Frist jedoch um zwei Monate verlängern. In diesem Fall teilen wir Ihnen die Gründe mit.

Welche Rechte haben Sie, wenn Sie in Kalifornien leben?

Der California Consumer Privacy Act in der durch den CPRA geänderten Fassung gibt Einwohnern Kaliforniens bestimmte Rechte. Ihre Rechte nach diesem Gesetz gelten, wenn das Gesetz unser Unternehmen erfasst. In diesem Fall können Sie die unten aufgeführten Rechte ausüben.

• Recht zu erfahren, was wir über Sie erheben, verwenden und offenlegen.
• Recht auf Löschung personenbezogener Informationen, mit einigen gesetzlichen Ausnahmen.
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten über Sie.
• Recht auf Beschränkung der Nutzung sensibler Daten, etwa von Passnummern.
• Recht, dem Verkauf oder der Weitergabe zu widersprechen, auch wenn wir beides nicht tun.
• Recht auf Gleichbehandlung, ohne Nachteile für die Ausübung Ihrer Rechte.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Informationen. Außerdem geben wir sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung im Sinne des CPRA weiter. Der Attorney General von Kalifornien erläutert diese Rechte in seinem CCPA-Leitfaden für Verbraucher (öffnet in einem neuen Tab).

Um eines Ihrer Rechte auszuüben, senden Sie Ihre Anfrage über das Formular für Betroffenenanfragen auf unserer Kontaktseite. Sie können auch einen bevollmächtigten Vertreter einsetzen, der eine schriftliche Vollmacht vorlegen muss. Jede Datenschutzanfrage wird schriftlich beantwortet. Diese Datenschutzerklärung gibt allen Kunden denselben Weg für eine Anfrage.

Welche Cookies setzt diese Website bei Ihrem Besuch?

Wie diese Datenschutzerklärung festhält, setzt unsere Website keine Tracking-Cookies und lädt keine Skripte von Drittanbietern. Wir nutzen keine Werbenetzwerke, keine Analysetools und keine Social-Media-Pixel. Deshalb sehen Sie auf dieser Website kein Cookie-Banner.

Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die eine Website in Ihrem Browser speichert. Sollten wir jemals ein notwendiges Cookie hinzufügen, dient es nur dem Betrieb der Website. Ein solches Cookie könnte sich zum Beispiel einen Schritt in einem Formular merken.

Bevor das geschieht, wird jedes Cookie in dieser Datenschutzerklärung aufgeführt. Außerdem können Sie Cookies in Ihrem Browser jederzeit blockieren oder löschen. Das Blockieren von Cookies hindert Sie jedoch nicht daran, diese Website zu lesen.

Wie schützen wir Ihre Daten, wenn sie Grenzen überschreiten?

Wir haben unseren Sitz in den USA, und unsere Leistungen verbinden Europa mit Amerika. Ihre Daten können daher aus der EU in die USA, nach Kanada oder nach Lateinamerika übermittelt werden. Ein Gastunternehmen in Mexiko kann zum Beispiel Daten von Studierenden einer Hochschule in Frankreich benötigen.

Die DSGVO erlaubt solche Übermittlungen jedoch nur mit geeigneten Garantien. Deshalb stützt sich diese Erklärung je nach Land und Partner auf die folgenden Garantien.

• Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt sind.
• Ein Angemessenheitsbeschluss, wenn die EU festgestellt hat, dass ein Land Daten ausreichend schützt.
• Der EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework), wenn der US-Empfänger ihm beigetreten ist.
• Ihre ausdrückliche Einwilligung, in seltenen Fällen, in denen keine andere Garantie passt.

Nach dieser Datenschutzerklärung prüfen wir außerdem, ob jeder Partner Daten sorgfältig schützt. Daten von Studierenden, die an ein Gastunternehmen im Ausland gehen, sind durch eine dieser Garantien abgedeckt. Sie können eine Kopie der Garantien anfordern, die für Ihre Daten gelten.

Kurz gesagt folgt diese Datenschutzerklärung Ihren Daten und Ihren Rechten, wohin sie auch gehen. Personenbezogene Daten werden nie ohne Garantie ins Ausland übermittelt.

Erheben wir Daten von Kindern oder Minderjährigen?

Unsere Leistungen und diese Datenschutzerklärung richten sich an Erwachsene. Praktikanten in unseren Programmen müssen mindestens 18 Jahre alt sein. Daher erheben wir wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren.

Erfahren wir, dass Daten von Studierenden von einer minderjährigen Person stammen, werden sie umgehend gelöscht. Außerdem können Eltern oder Erziehungsberechtigte, die Bedenken haben, uns jederzeit schreiben. Diese Datenschutzerklärung behandelt eine solche Nachricht als dringend.

Wie informieren wir Sie über Änderungen dieser Datenschutzerklärung?

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Leistungen oder Datenschutzgesetze ändern. Das Datum oben zeigt immer die aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung. Wenn eine Änderung Ihre Rechte wesentlich berührt, informieren wir Sie außerdem per E-Mail, bevor sie gilt.

Ältere Fassungen werden aufbewahrt, und wir können Ihnen auf Anfrage eine davon senden. So können Sie diese Erklärung jederzeit mit dem Text vergleichen, den Sie zuerst gesehen haben.

Wie erreichen Sie uns mit einer Frage zu Ihren Daten?

NCNY Enterprises ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten in dieser Datenschutzerklärung. Anfragen zum Datenschutz können Sie über das Kontaktformular auf unserer Kontaktseite senden. Wir beantworten jede Datenschutzfrage auf Englisch, Spanisch oder Französisch.

Sobald unsere eingetragene Geschäftsadresse veröffentlicht ist, können Sie Anfragen auch schriftlich dorthin senden. Ein Datenschutzbeauftragter ist noch nicht benannt, und ein Anwalt oder Berater wird klären, ob wir einen brauchen. Ebenso benennen wir einen Vertreter in der EU, falls die DSGVO es verlangt.

Für eine Frage zu unseren Leistungen nutzen Sie unser Formular für Beratungsanfragen. Wer wir sind, lesen Sie über unser Team für Talentmobilität.